1. Anmeldung und Teilnahme an der Reise
Ihre Rückmeldung zur Wettbewerbsreise 2023 benötigen wir bis zum 19. Februar 2024 – dies gilt auch, wenn Sie nicht an der Reise teilnehmen. Bitte nehmen Sie Ihre Rückmeldung ab dem 05. Februar 2024 über die neue LVM-Veranstaltungswebsite vor. Den entsprechenden Link erhalten Sie mit einer separaten E-Mail.
Diese Einladung gilt Ihnen und Ihrem/r Lebenspartner:in ohne weiteren Anhang. Eine Übertragung der Reise auf andere Familienangehörige, Bekannte oder auf Mitarbeiter:innen der Agentur ist nicht möglich.
2. Verlängerung Ihres Aufenthalts
Wenn Sie Ihren Aufenthalt vor und/oder nach der Preisträgerveranstaltung verlängern möchten, können Sie dies unter Beachtung der folgenden Bedingungen tun:
Der Verlängerungsaufenthalt in Hamburg ist durch Sie separat zu organisieren und zu bezahlen.
Die zusätzlichen Kosten von 220 Euro pro Tag und pro Doppelzimmer inkl. Frühstück sind vor Ihrer Abreise an der Hotelrezeption durch Sie zu bezahlen.
Reisen Sie mit dem Zug an, können Sie Ihr Ticket entsprechend bis zwei Tage vor und/oder nach der Veranstaltung ausstellen lassen. der Check-out am Abreisetag im Atlantic Hotel bis 11 Uhr im Mövenpick Hotel bis 12 Uhr erfolgen muss.
3. Kleidung
Tagesprogramm: Legere und bequeme Kleidung
Freitagabend: Gehobene Freizeitkleidung
Galaabend: Festliche Kleidung
4. Anreise
Die Anreise soll für Sie so angenehm wie möglich sein. Sie haben die Wahl mit der Bahn, dem Flugzeug oder mit dem eigenen Pkw anzureisen.
Anreise mit dem Zug
Wir empfehlen die CO2-sparende Anreise mit der Deutschen Bahn. Für die Preisträgerveranstaltung haben wir ein Kontingent an Veranstaltungstickets eingekauft. Die Fahrkarten inkl. Sitzplatzreservierung gelten für die Hin- und Rückfahrt in der 1. Klasse ab/bis zu Ihrem Heimatbahnhof nach Hamburg.
Die Abrechnung wird direkt über die LVM vorgenommen, somit müssen Sie für die Fahrkarten nicht in Vorkasse treten. Sie haben Zugang zur DB Lounge der 1. Klasse im Bahnhof, in welcher Sie kostenfrei Verpflegung bekommen.
Fahrkartenbestellung
Die Fahrkarten/Sitzplatzreservierung können ausschließlich über den DB-Personenverkehr in Münster mit dem von uns zur Verfügung gestellten Fahrkartenbestellformular bestellt werden. Aufgrund des hohen Reiseaufkommens an den Wochenenden bestellen Sie Ihre Fahrkarten/Sitzplatzreservierungen bitte rechtzeitig, spätestens jedoch bis zum 22. März 2024. Bei Anreise in einer Gruppe reicht eine Fahrkartenbestellung. Bitte tragen Sie lediglich die Anzahl sowie die Namen der mitreisenden Personen im Formular ein.
Stornierung und Umbuchung von Fahrkarten
Bitte überlegen Sie sorgfältig, zu welcher Uhrzeit Sie fahren möchten, da Umbuchungen mit großem Aufwand verbunden sind. Sollte eine Umbuchung dennoch unumgänglich sein, wenden Sie sich bitte per Mail an den DB Firmendienst Münster.
Sollten Sie aus gesundheitlichen Gründen kurzfristig nicht an der Veranstaltung teilnehmen können, informieren Sie bitte umgehend den DB Firmendienst Münster, damit Ihre Tickets storniert werden können.
Anreise mit dem PKW
Bei der Anreise mit dem Pkw können Sie eine Kilometerpauschale von 0,15 Euro pro gefahrenen Kilometer geltend machen.
Parken
Das Grand Elysée Hamburg verfügt über eine Tiefgarage mit 500 Parkplätzen. Darüber hinaus ist das Hotel mit insgesamt 16 E-Ladestationen für alle gängigen Elektroautos ausgestattet. An der Hotelrezeption können Sie sich ein kostenfreies Ausfahrtticket erstellen lassen. Parken Sie in einem anderen Parkhaus, reichen Sie die Belege bitte mit Ihrer Reisekostenabrechnung ein, damit wir Ihnen die entstandenen Kosten zurückerstatten können.
Anreise mit dem Flugzeug
Wir erstatten Ihnen gegen Vorlage der Rechnung die Flugkosten bis maximal 199 Euro pro Person. Sollte der Flugpreis geringer ausfallen, wird der tatsächlich angefallene Betrag nach Einreichung der Reisekostenabrechnung und der Kopie des/der Flugtickets im Anschluss an die Veranstaltung erstattet.
5. Reisekostenabrechnung
Das Formular "Reisekostenabrechnung", ist gültig für die verschiedenen Anreisemöglichkeiten. Sie erhalten das Formular im Anschluss an Ihre Reise.
Bitte reichen Sie keine Originaltickets, sondern nur Kopien ein.
Einsendeschluss für Reisekostenabrechnungen ist der 5. Juli 2024.
6. Kostenregelung
Nach der Abrechnung der Reise nimmt die LVM eine pauschalierte Versteuerung gem. § 37 b des Einkommenssteuergesetz – gültig ab 1. Januar 2007 – vor. Ein Nachweis bei Ihrer Steuererklärung ist nicht notwendig.
Speisen und Getränke, die Sie außerhalb unserer gemeinsamen Veranstaltung bestellen, müssen von Ihnen selbst bezahlt werden (z. B. Hotelbar oder Minibar). Das gleiche gilt für Serviceleistungen des Hotels, die von Ihnen in Anspruch genommen werden. Diese sowie ggf. Telefongebühren müssen spätestens vor Ihrer Abreise an der Hotelrezeption bezahlt werden.
Für die Nicht-Vertrauensleute gelten die bekannten Reiserichtlinien.
7. Datenschutz
Für die Organisation der Reise verwenden wir von Ihnen und Ihrer Begleitperson bestimmte personenbezogene Daten.
Nähere Informationen hierzu erhalten Sie im weiteren Anmeldeverfahren. Bitte beachten Sie, dass die Teilnahme an der Reise ohne die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht möglich ist.
8. Stornierungen
Bitte teilen Sie uns Stornierungen unverzüglich schriftlich mit. So vermeiden Sie Stornokosten. Sollten Sie die Reise ohne Absage nicht antreten oder am Anreisetag eine unbegründete Absage übermitteln, sehen wir uns leider gezwungen, Ihnen pauschal 500 Euro pro Person zu berechnen.
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